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Informationen zur Einführung der E-Rechnung ab dem 01.01.2025

Was ändert sich? 

Ab dem 01.01.2025 wird mit dem Wachstumschancengesetz ein bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung vollzogen: die E-Rechnung (elektronische Rechnung) wird Pflicht. Diese Neuerung betrifft alle Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland – einschließlich Arzt- und Zahnarztpraxen. Vermieter sind im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ebenso Unternehmer, auch dann, wenn sie nur umsatzsteuerfreie Umsätze tätigen.

Zukünftig wird im Umsatzsteuergesetz zwischen elektronischen Rechnungen und traditionellen Rechnungen (Papier, PDF) unterschieden. Die E-Rechnung muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen und eine strukturierte, maschinell lesbare Form (z.B. XRechnung oder ZUGFeRD) haben.  

Der Empfang von E-Rechnungen ist ab 01.01.2025 Pflicht: 

Ab dem 01.01.2025 sind Sie grundsätzlich zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet. Ihr Anspruch gegenüber Ihren Geschäftspartnern auf Ausstellung einer sonstigen Rechnung, etwa einer Rechnung im Word-, Excel-, PDF- oder Papierformat, entfällt.  

Die empfangenen E-Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD können von “DATEV Unternehmen Online” gelesen und revisionssicher archiviert werden. 

Sollten Sie nicht die DATEV-Anwendung “Unternehmen Online” im Einsatz haben, empfiehlt es sich, frühzeitig auf eine passende Softwarelösung umzusteigen, die den gesetzlichen Anforderungen gerecht wird. In Zusammenarbeit mit unserer Kanzlei empfehlen wir unbedingt den Einsatz des Programms DATEV Unternehmen Online. Wir unterstützen Sie gerne beim Umstieg. 

Alternativ stellt DATEV als Softwarelösung die E-Rechnungsplattform zur Verfügung. Die Registrierung und die Basisfunktionen sind kostenfrei. Die Basisfunktionalitäten können durch kostenpflichtige Module wie z.B. DATEV E-Rechnungsschreibung gegen ein Nutzungsentgelt von EUR 5,00 im Jahr hinzugebucht werden. Weitere Informationen zur DATEV E-Rechnungsplattform sowie auch die Möglichkeit zur Registrierung sind hier verlinkt: DATEV E-Rechnungsplattform 

Für den Empfang der E-Rechnung empfehlen wir die Einrichtung einer zentralen Emailadresse, beispielsweise rechnung@praxisname.de 

Sofern Sie die Umstellung auf eine zentrale Emailadresse für den Rechnungseingang vornehmen, geben Sie uns hierüber bitte Bescheid, damit wir diese in Ihr DATEV-System einbinden können. 

Tipp für DATEV-Anwender: Mit der “Weiterleitungsregel” in den Mailprogrammen sowie der Aktivierung von DATEV Upload-Mail erfolgt der Belegeingang in Unternehmen Online automatisch.

(Hinweis: DATEV Upload-Mail unterstützt ausschließlich das ZUGFeRD-Format. Um die E-Rechnung im XRechnungsformat in DATEV Unternehmen Online hochzuladen, muss DATEV Upload-Online verwendet werden). 

 Entsprechendes Erklärvideo haben wir Ihnen hier verlinkt.  

DATEV Upload Mail – Aktivieren und konfigurieren (youtube.com) 

Müssen Sie mit Ihrer Praxis E-Rechnungen ausstellen? 

Für folgende Rechnungen brauchen Sie auch zukünftig keine E-Rechnung auszustellen: 

• Rechnungen über Leistungen, die umsatzsteuerfrei sind nach den § 4 Nummer 8 bis 29 UStG (darunter fallen u.a. die meisten ärztlichen und zahnärztlichen Leistungen) 
• Rechnungen an private Endverbraucher = Patienten 
• Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro 
• Fahrausweise 

Ein Großteil der Arzt- und Zahnarztpraxen sind daher nicht betroffen und müssen keine E-Rechnungen ab 01.01.2025 versenden. 

Achtung: Bestimmte Fachgruppen wie z.B. Betriebsmediziner oder Zahnlabore, die mit anderen Unternehmen/Praxen umsatzsteuerpflichtig abrechnen, sind ab 01.01.2025 (Übergangsfristen beachten) in der Pflicht E-Rechnungen auszustellen.

Übergangsfristen: 

01.01.2025

Der Vorrang der Papierrechnung entfällt. Jedes Unternehmen kann E-Rechnungen versenden. In den ersten zwei Jahren dürfen Papierrechnungen versendet werden. Andere elektronische Rechnungsformate (PDF etc..) dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden. 

01.01.2027

Unternehmen > 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen B2B-E-Rechnungen versenden. Unternehmen mit < 800.000 Euro Vorjahresumsatz dürfen noch sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) versenden. EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) dürfen unverändert eingesetzt werden. 

01.01.2028

Alle Unternehmen müssen B2B-E-Rechnungen versenden. EDI-Systeme (Electronic Data Interchange) müssen an die gesetzlichen Bestimmungen angepasst werden.